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18 de julio de 2011

Conversando en el ascensor con un Director de Proyectos eficaz

Ahora démosle la vuelta a la escena. En ese mismo trayecto en ascensor ¿qué diría un Director de Proyectos eficaz?

-Patrocinador: ¡Hombre, ya tenía yo ganas de verte! ¿Cómo va mi proyecto?
-Director de Proyectos: Tienes un mail mío en tu inbox. El riesgo que se identificó hace dos semanas se ha materializado. Necesito tu aprobación para sustituir al experto en base de datos. Recordarás que habíamos aprobado una subcontratación por 2 meses, 10.000€. Este sobrecoste reducirá el margen final medio punto.
-Patrocinador: ¿Impactaba la fecha límite?
-Director de Proyectos: Si cuento con él el próximo lunes, como me aseguran, no habrá retraso por esta razón.
-Patrocinador: ¿Por esta razón? ¿Te preocupa otra cosa?
-Director de Proyectos: El nivel de retrabajo que estamos asumiendo. Este lunes nos han cambiado las especificaciones por tercera vez. Calculo que hemos producido 500 puntos función que hay que tirar a la basura. Esto son otros 10.000€.
-Patrocinador: ¿Qué sugieres que hagamos?
-Director de Proyectos: He preparado tres alternativas para reducir el alcance. Hay una presentación en el mail que te he enviado. ¿Tienes tiempo ahora? Me gustaría contártela bien. Creo que deberíamos ir mañana a ver al cliente...

¿Aprecian la diferencia? Este otro Director de Proyectos sí transmite una imagen de eficacia, desde luego. ¿Cuál es su secreto? 


Conversando en el ascensor con un Director de Proyectos ineficaz

Imaginemos la siguiente escena: Un Director de Proyectos coincide con su patrocinador en el ascensor:

-Patrocinador: ¡Hombre, ya tenía yo ganas de verte! ¿Cómo va mi proyecto?
-Director de Proyectos: Pues, así, así... Resulta que Pepe se va de la empresa y nos deja un poco colgados...
-Patrocinador: ¿Quién es Pepe?
-Director de Proyectos: Nuestro experto en base de datos, creía que le conocías. No sé qué vamos a hacer sin él…
-Patrocinador: Entonces, ¿le tengo que decir al cliente que hay un retraso?
-Director de Proyectos: Estaría bien, sí.
-Patrocinador: ¿Cuánto tiempo? ¿Qué acciones vamos a tomar? ¿Cuánto nos va a costar? ¿Por qué no había un reemplazo?
-Director de Proyectos: Es que no damos abasto con las nuevas peticiones. Día sí, día también, nos cambian los requisitos.
-Patrocinador: Eso no puede ser, no podemos decirle a todo que sí, es un fixed price. Iré a verle mañana. Dame el registro de cambios, el registro de riesgos y el estimate to complete.
-Director de Proyectos: Ejem..., bueno... yo me quedo en este piso. Luego, si eso, ya te pongo un mail...

Como es de esperar, el patrocinador no recibirá ese mail esta tarde, habrá que atender otras peticiones urgentes. ¿Qué pensará este patrocinador de este Director de Proyectos? ¿Le verá como un Director de Proyectos eficaz? ¿Qué dirá cuando le pidan opinión para su evaluación anual? ¿Y si el Director General hubiera coincidido también en el mismo ascensor?

Adaptar los 7 hábitos de Covey a la gestión de proyectos

Stephen Covey publicó en 1989 su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” que fue elegido el libro empresarial más influyente del siglo XX y uno de los diez libros más influyentes de la historia, llegándose a vender más de 18 millones de ejemplares en 38 idiomas en todo el mundo. Muchos ven en el paradigma de efectividad de los 7 hábitos las claves para gestionar mejor el día a día y para lograr la efectividad personal sostenible a largo plazo.  El modelo de los 7 hábitos de Stephen Covey le ha servido a millones de personas durante más de dos décadas para orientar el camino hacia la efectividad. Este marco de 7 hábitos ya se ha adaptado para las familias, los adolescentes, las escuelas de primaria y las empresas, siempre superando todas las expectativas.

Si hay alguien que necesita la efectividad más que nadie, ese es el Director de Proyectos. Como personas eficaces deberían seguir el paradigma de los 7 hábitos de Covey, y cómo no, todas las recomendaciones de buscar la propia voz e inspirar a los demás dentro de la empresa, liderazgo basado en principios, planificación personal, etc. Esto está muy bien pero, en mi opinión, no es suficiente: Debería profundizarse en el paralelismo existente entre los hábitos de Covey y el cuerpo de conocimientos detallado en el PMBOK.

Podemos aprender y enseñar los 7 hábitos de Covey en el lenguaje de nuestra profesión.