¿Es Microsoft Project un estándar de facto?

Microsoft Project es sin duda la herramienta más extendida para la planificación y el seguimiento de proyectos individuales de tipo predictivo. ¿Podría decirse que se ha convertido en un estándar de facto? De la misma forma que hoy día nadie se imagina un gestor financiero, un contable o un administrativo ignorando cómo se usa Microsoft Excel, ¿podría asegurarse lo mismo de los Project Managers y su conocimiento de Microsoft Project?

¿Se podría saber cuánto tiempo lleva un Project Manager sin dirigir proyectos por la versión de Project que tiene instalada en su portátil? Imaginemos que tiene instalada la versión de Project 2003. Project 2007 se liberó en 2007, la gran mayoría de Project Managers en activo ya habían cambiado su versión como muy tarde en 2008, pero este tiene todavía la versión de 2003, ¿significará eso que no gestiona proyectos desde 2008, por lo menos? Si tiene Project 2007, ¿llevará sin gestionar proyectos desde 2011, por lo menos?

Si por el contrario si tiene instalado Project 2010 ó 2013, ¿podemos deducir que en la actualidad se dedica a esto? La respuesta es no. Mucha gente actualiza la versión del Project porque forma parte de la familia Office. Tenerlo instalado no implica que lo usen bien. Mucha gente piensa que Project se aprende igual que PowerPoint, o Word. Se lo instalan y piensan: “bueno, cuando me toque usarlo, ya aprenderé”. ¿No deberían saber ciertos fundamentos de gestión de proyectos antes de usar Project?

Para saber si un Project Manager usa Project con propiedad, no le pregunten si conoce las pantallas, o las nuevas funcionalidades, por ejemplo si sabe manejar tareas manuales, etc.

Es mejor que le hagan preguntas sobre fundamentos de gestión de proyectos: ¿Usa la tarea cero? ¿Hace seguimientos? ¿Cómo se ve el camino crítico? ¿Dónde está la holgura total y la holgura libre de una tarea? ¿Sabe filtrar los hitos? ¿Cómo se entra el esfuerzo previsto y el real? ¿Sabe gestionar recursos? ¿costes? ¿valor ganado? ¿Sabe configurar un buffer de proyecto?

La experiencia real con Microsoft Project resulta frustrante a muchos usuarios. Utilizar Project para dibujar cronogramas es sin duda mejor que usar otras herramientas, pero pocos se atreven a planificar los recursos, y muy pocos utilizan las vistas de seguimiento para explicar desviaciones temporales y de coste. Project no es una herramienta como Microsoft PowerPoint®, Microsoft Word®, o Microsoft Excel®, que se pueden aprender a medida que se usan, de forma autodidacta. Muchos usuarios utilizan Project sólo para pintar Gantts, o peor aún, usan otras herramientas ofimáticas para planificar y controlar cronogramas, con la consiguiente pérdida de productividad.

Microsoft Project se asocia con el paquete Microsoft Office, pero no es una herramienta ofimática, sino mucho más. La gran difusión de la herramienta Microsoft Project® la ha convertido en el estándar para la gestión de proyectos, pero también es la causa de que muchas veces no se use como es debido.

Es necesario usar Microsoft Project con buenos fundamentos

¿Ha pensado alguna vez que Microsoft Project hace cosas que no tienen sentido? Para utilizar adecuadamente Microsoft Project, es preciso tener muy claros ciertos conceptos de gestión de proyectos. Quien comprende bien los fundamentos de gestión de tiempos y costes, entenderá mejor las funcionalidades. Es el usuario quien debe controlar Microsoft Project y no al revés. ¿Gestiona usted el proyecto o solo gestiona la herramienta? ¡Perdamos el miedo a usar Microsoft Project con propiedad!

Una herramienta con más de 30 años de historia

Microsoft Project es una herramienta con una larga historia. Desde la aparición de la primera versión de Project para Windows en 1990, hasta la última en 2013, se han comercializado 10 versiones. Se trata de una herramienta que ha mejorado mucho continuamente y sólo los expertos dominan todas sus funcionalidades. A continuación se ofrece un resumen cronológico de las versiones liberadas por Microsoft:

• Año 1984: Primera versión del programa para sistema operativo DOS desarrollada por una empresa externa.
• Año 1985: Microsoft adquiere todos los derechos del software y libera la versión 2.
• Año 1986: Versión 3 para DOS.
• Año 1987: Versión 4 para DOS.
• Año 1990: Versión 1 para Windows.
• Año 1991: Versión para Macintosh.
• Año 1992: Versión 3 para Windows.
• Año 1994: Versión 4 para Windows y Macintosh.
• Año 1995: Project 95
• Año 1998: Project 98 para Windows 95 y Macintosh (última versión compatible nativa con Mac)
• Año 2000: Project 2000
• Año 2002: Project 2002
• Año 2003: Project 2003
• Año 2007: Project 2007
• Año 2010: Project 2010
• Año 2013: Project 2013