24 de mayo de 2015

Una estrategia para enfrentarse al examen PMP

El grado de confianza necesario para presentarse al examen del PMI® con tranquilidad se alcanza practicando tests. Practicar es beneficioso para seguir aprendiendo (el buen aprendizaje viene cuando entendemos por qué las respuestas buenas son las correctas y por qué las otras son incorrectas) y también para llegar a la marca de un minuto por pregunta (en el examen hay que responder 200 preguntas en 4 horas). No hay atajos aquí: para aprobar el examen PMP®, una vez están claros todos los conceptos, hay que habituarse a practicar muchas preguntas, cuantas más mejor. Es cuestión de práctica. Hay que practicar, practicar y volver a practicar. ¡Practicar hasta la extenuación! Hay muchos juegos de preguntas disponibles, de exámenes completos o de menos preguntas, por áreas de conocimiento o mezclando las áreas, gratuitos o de pago, interactivos o en libros, etc.

En este vídeo pueden ver un extracto de una sesión en vivo con alumnos comentando cómo es el estilo de preguntas del examen PMP y la estrategia para el examen.

Antes del examen, hay que planificar un esfuerzo constante para hacer tests, más intenso a medida que se aproxima la fecha del examen. Es aconsejable reservarse un mínimo 2 horas al día las 2 últimas semanas para practicar tests.

Solo después de sentir un primer grado de confianza respondiendo preguntas, es momento de programar la fecha del examen. Cuando soliciten el examen, pidan la ayuda en español para leer rápidamente el enunciado y distinguir la información relevante (que típicamente consiste en saber en qué proceso de los 47 hay que situarse).

La gran dificultad a la que se enfrenta el candidato a la certificación del PMI® es sin duda el tiempo limitado. Para el examen PMP® tiene 4 horas para responder 200 preguntas, y siempre falta tiempo. La mayoría de los candidatos que suspenden el examen PMP® se quejan de que les ha faltado tiempo en el examen. Cuando queda una hora, por ejemplo, se dan cuenta de que les quedan más de 60 preguntas por responder y entran en pánico. Para conseguir el tiempo medio de un minuto por pregunta es necesario haber hecho los deberes: aprender bien los fundamentos, practicar muchos tests, descansar bien el día anterior, etc. Todo esto, sin embargo, no garantiza el aprobado.

Para lograr un buen desempeño durante el examen por ordenador, yo aconsejo seguir una estrategia. Les agradezco que me den más ideas a través de sus comentarios, por favor.

17 de mayo de 2015

Work Performance Data vs. Work Performance Information


La Guía del PMBOK® define así estos términos:
  • Work Performance Data (datos de desempeño del trabajo): Las observaciones y mediciones brutas identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto.
  • Work Performance Information (información de desempeño del trabajo): Los datos de desempeño recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados en base a las relaciones entre las áreas.
En nuestros proyectos, ¿cuándo se producen estos datos y cómo se traducen en información? En este vídeo pueden ver breve una explicación.

Los datos del desempeño del trabajo, es decir, los hechos significativos que se producen durante la ejecución del proyecto, no sirven para evaluar el desempeño y tomar decisiones. Estos datos en bruto han de transformarse en información procesada a través de los distintos diferentes procesos de control.

La información de desempeño del trabajo servirá para evaluar si el proyecto está cumpliendo los objetivos de gestión o si es necesaria alguna solicitud de cambio.

Por ejemplo, un dato de desempeño del trabajo puede ser “la actividad X ha terminado el 23 de abril”. A través del proceso 6.7 Control del Cronograma, se transformarán este y otros muchos datos de desempeño del cronograma en información de desempeño, del tipo: “el proyecto tiene un retraso acumulado de 15 días, y si se sigue a este ritmo se terminará con un retraso a la conclusión de 22 días”. Con esta información procesada ya sí es posible tomar de decisiones de gestión.

10 de mayo de 2015

Gestión de Riesgos: el derecho a creer

Un barco de emigrantes está a punto de hacerse a la mar con un cargamento completo de pasajeros. El armador está tan preocupado por el estado de su viejo barco (no muy bien construido en origen), que se cuestiona si podrá soportar un último pasaje. Con poco esfuerzo, sin embargo, supera sus dudas y se convence a sí mismo de que no pasa nada por un pasaje más. El barco, después de todo, ya soportó en su día algunas tempestades y siempre se las arregló para llegar a puerto. ¿Por qué no una vez más? 

El barco sale a la mar, se hunde y mueren todos. ¿Qué puede decirse del armador? Seguramente esto: que es culpable de la muerte de aquellos hombres. Si bien se admite que su convencimiento era honesto y verdadero, esto no puede ayudarle porque no tenía derecho a creer sobre la base de tan pobres evidencias. Su creencia fue adquirida no a partir de una paciente investigación, sino ahogando sus dudas. Y aunque al final él se sentía tan seguro que no podía pensar de otra manera, dado que él mismo se había esforzado conscientemente para adquirir ese estado mental,  debe ser culpado como responsable.


3 de mayo de 2015

Vídeos Ágiles

Aquí recopilo mis vídeos favoritos de introducción a los métodos ágiles. Con tantos vídeos divulgativos, los directores de proyectos ya no tenemos excusa para no saber cómo comportarnos en un proyecto adaptativo. Espero que le sean útiles.

Introductorios:


I want to run an Agile Project:


Vídeos de Sally Elatta:


Vídeos de Henrik Kniberg:


26 de abril de 2015

Gestión de Proyectos 2.0

El día 22 de abril impartí el webinar gratuito: Gestión de Proyectos 2.0, ¿cómo será la PMO del futuro?


Para que un proyecto sea exitoso ¿es necesario seguir flujos de aprobación, procedimientos burocráticos y documentarlo todo? ¿Las herramientas corporativas de gestión de proyectos deben ser de alto coste? En este taller reflexionamos sobre un nuevo paradigma de gestión colaborativa, en la nube, con herramientas de bajo coste pero de alta efectividad como TALAIA, Asana, Trello, Google Docs, etc.

19 de abril de 2015

PMPodcasts

pmpodcasts

Desde PMPeople queremos hacerle más fácil su preparación para el examen PMP del PMI. En los siguientes podcasts podrá escuchar las preguntas del libro El Director de Proyectos a Examen. Escuche primero con atención el enunciado y las posibles respuestas. Entonces pare la reproducción si necesita tomarse un tiempo para pensar. Después podrá escuchar los razonamientos de por qué una opción es correcta y las otras opciones son incorrectas.

Para escuchar los podcasts puede elegir entre tres formatos:

  1. Descargar el fichero mp3
  2. Visualizar el vídeo en Youtube
  3. Escuchar el audio en la plataforma Ivoox

Queremos seguir ofreciendo estos recursos gratuitos, pero antes nos gustaría saber su opinión. ¿Le parecen adecuados estos formatos? ¿Cómo continuamos? ¿Alcance, Adquisiciones, Costes...? Pueden enviar sus opiniones pulsando aquí.

image image image El Director de Proyectos a Examen cap. 11 Gestión de Riesgos: preguntas 1-5
image image image El Director de Proyectos a Examen cap. 11 Gestión de Riesgos: preguntas 6-10
image image image El Director de Proyectos a Examen cap. 11 Gestión de Riesgos: preguntas 11-15
image image image El Director de Proyectos a Examen cap. 11 Gestión de Riesgos: preguntas 16-20
image image image El Director de Proyectos a Examen cap. 11 Gestión de Riesgos: preguntas 21-25

12 de abril de 2015

Cálculo del Margen Directo de un Proyecto (2/2)

En el post anterior calculamos que el margen directo inicial de un proyecto era del 18%. A continuación calcularemos el margen final del proyecto. Comprobaremos que, tras algunas eventualidades, finalmente el proyecto dio un margen directo del 12%.

Supongamos que a los 80 días del arranque, debido a ciertos cambios en el alcance, se tuvo que replanificar el proyecto:
  • El plazo del proyecto aumentó en 40 días.
  • El presupuesto trasladado al cliente aumentó en 50k€, debido a la variación en los costes de las actividades a desarrollar por el equipo: se estimó un aumento de 1.600 horas de recursos internos y una reducción en 280h de recursos externos.
Finalmente, al cierre del proyecto:
  • Se gastaron 20 viajes (en lugar de 15).
  • Las reservas de gestión para imprevistos aplicadas fueron de 120k€ (en lugar de 100k€). Las reservas para contingencias fueron aplicadas en su totalidad.
  • Se ahorraron 320 horas en de recursos externos (sobre las 2000 planificadas inicialmente).
  • En cuanto a los recursos internos, se consumieron más horas de las planificadas inicialmente (el director del proyecto 320 horas más y los miembros del equipo 1.600 horas más).

5 de abril de 2015

Cálculo del Margen Directo de un Proyecto (1/2)


Ejercicio: Determinar el margen directo inicial de un proyecto. En el plan para la dirección del proyecto figuraban estos datos:
  • El proyecto durará 125 días. Se ha vendido al cliente por 1M€, sin IVA.
  • En esta organización se reserva un 10% para imprevistos desconocidos.
  • Se estiman unas reservas para contingencias de 50 k€.
  • Serán necesarios 15 viajes a 5.000€ cada uno.
  • Se ha de comprar un software por 12.000€ y un servidor hardware por 13.000€ (IVA incluido).
  • El director del proyecto dedicará 1.000 horas al proyecto. Su tarifa de venta es de 100 €/h.
  • Trabajarán 5 empleados: 1.000 horas cada uno x 40 €/h (selling rate – tarifa venta).
  • Margen de venta: 25% sobre Standard Cost Rate (SCR – tarifa coste estándar).
  • Se subcontratará a 2 personas: 1.000 horas cada una x 50 €/h (selling rate – tarifa venta).
  • Se subcontratará un proyecto a precio cerrado por 250k€ (IVA incluido).
  • El coste de la dirección repercutible a este proyecto es de 7.500€.
  • El coste del departamento de ventas repercutible a este proyecto asciende a 12.500€.
  • El coste por utilización de equipos, espacio y resto de instalaciones asciende a 10.000€.

4 de abril de 2015

Ponencia sobre TelePMO en ThinkTIC


Ya está disponible aquí la grabación de mi ponencia en el Congreso PMO celebrado  en las instalaciones del ThinkTIC, el pasado día 06/03/15 en Logroño. Excelente organización!!

La página para acceder al resto de las ponencias pulsando este enlace. Pulsar en el logo de ThinkTIC y luego sobre el título "¡El 35% de los proyectos fracasan! ¿Quieres ser del otro 65%?"

Clase en vivo por internet

Cada vez estoy más convencido de este formato de teleformación presencial. Aquí pueden acceder a una parte de la grabación de una preparación PMP con alumnos.