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22 de mayo de 2016

Scrum with Asana in 7 steps

In this post, in only seven steps, I will try to show how I use Scrum with Asana, just by using lists. Here is a short video in Spanish.


When I start a Scrum Project, the first thing I do is to create a new workspace in Asana named after the project. Then I invite team members to join (usually no more than 9) and some business representatives (no more than 4). In order to reach more stakeholders and keep communication fluent among the team and between team and business people, I create a private channel in Slack.

In Asana I start creating these 6 public projects:

  • PROJECT MANAGEMENT: For tasks regarding up front planning, reference notes, documentation links, etc.
  • BACKLOG: For the tasks representing product backlog items (user stories and epics).
  • REL1: First Release Backlog items (user stories and epics).
  • SPR1.1: First Sprint Backlog for the first release (technical tasks).
  • SPR1.2: Second Sprint Backlog for the first release.
  • REL2: Second Release Backlog list is convenient when moving stories from release #1.

Product Owner is supposed to manage the backlog and the releases lists. Team members are supposed to manage sprint lists.

Now let's see step by step how to use Asana on some key points during the agile project lifecycle.

15 de mayo de 2016

Espaguetis para cenar




Imagina que eres programador de software. Te acaban de asignar a un nuevo proyecto. Te suenan los nombres de la Directora del Proyecto y de la mayor parte del personal técnico, eso es todo. El proyecto empieza el lunes que viene. Hoy es miércoles. Te llama por teléfono tu futura jefa. Está organizando una cena mañana por la noche, en su casa, para que los miembros de equipo se conozcan. No tienes planes para el jueves por la noche y quieres conocer a estas personas, así que te apuntas.


4 de mayo de 2016

Webinar de PMPeople: Interim Project Management y Consultoría

Ya está disponible la grabación del webinar del día 11 de mayo de PMPeople sobre nuestro enfoque de economía colaborativa para gestionar proyectos y servicios de consultoría en project management.


 Webinar de PMPeople: la primera plataforma de project management en la economía colaborativa

Puede ver la grabación en nuestro canal de YouTube. La presentación se puede descargar aquí. El excel para los burndowns se puede descargar aquí.


Un Project Manager tiene pocas posibilidades de dirigir proyectos fuera de la organización para la que trabaja: esto ralentiza su crecimiento profesional y limita su aprendizaje a la formación interna, pero donde se aprende realmente es dirigiendo proyectos en la práctica, cuantos más proyectos, mejor. En la plataforma PMPeople usted puede ofrecerse para gestionar por internet un proyecto que ha solicitado un patrocinador. A través de la herramienta de gestión de proyectos por internet que le proporciona PMPeople y otras herramientas que permiten el trabajo colaborativo, usted podrá dirigir las tareas de los team members, gestionar las expectativas de los interesados, moderar reuniones de seguimiento, informar el desempeño, controlar los riesgos, etc. Usted podrá compatibilizar su trabajo en PMPeople con su trabajo habitual, obteniendo una remuneración justa: PMPeople solo se queda un porcentaje de lo que paga el patrocinador cada mes. Otros beneficios indirectos cuando gestionamos un proyecto real es que nos damos a conocer como Project Managers de la mejor manera posible, y también conocemos esa organización ejecutora de la manera más fidedigna.

En el webinar hablamos del modelo de gestión de proyectos propuesto en PMPeople. A través de herramientas como Microsoft Project, Talaia, Google Drive, GoToMeeting, Asana y Slack, el Project Manager puede gestionar proyectos predictivos y adaptativos, atendiendo a un número variable de interesados: patrocinador, cliente, comités de seguimiento, miembros del equipo, expertos, etc. Por supuesto, desde PMPeople no se impide que exista cualquier otro tipo de interacción.

A través de PMPeople los patrocinadores pueden encontrar al mejor project manager para gestionar su proyecto como un servicio, a un coste asumible, sin tener que pagar por las herramientas, para que el project manager interactúe con los interesados por internet. El project manager recibe una remuneración justa mientras dura el proyecto. Por una tarifa plana mensual, determinada al comienzo del servicio, un patrocinador puede tener su proyecto gestionado por un project manager, compartiendo la información de gestión con un número ilimitado de team members y otros interesados.


A través de PMPeople, un consultor puede resultar seleccionado por una organización ejecutora de proyectos para resolver un problema de project management. En PMPeople les ponemos en contacto y como pago tan solo esperamos su amable contribución a una base de datos de conocimiento sobre problemas y soluciones típicos en project management. Esta base de datos anónima y sin información confidencial es accesible por patrocinadores y consultores. 

Las organizaciones requieren consultoría en project management, por ejemplo, para diseñar el funcionamiento de una PMO, para gestionar el cambio de gestión por operaciones a gestión por proyectos, para formalizar la información de desempeño sobre tiempos, costes, grados de avance, etc. Esta consultoría está muchas veces condicionada por tratar de implantar determinadas herramientas muy costosas, antes de conocer los problemas reales o si de verdad hacía falta una herramienta. Esto provoca ineficiencias y desperdicio: herramientas con muchas funcionalidades que no se usan, proveedores que invierten en acciones comerciales que no acaban en ventas, grandes proyectos de transformación que no consiguen los cambios esperados, etc. PMPeople es una plataforma donde las organizaciones pueden encontrar al mejor proveedor de consultoría en project management, que será quien mejor comprenda su problema, independizando la solución de las herramientas, facilitando así que los profesionales tengan más oportunidades de ganar dinero por consultoría.

1 de mayo de 2016

El mayor desafío en la futura dirección de proyectos es el cambio cultural

Autor: Hugo Ascacíbar 
Change Manager at Grupo Santander, PMP®

El cambio cultural de los equipos de operaciones y desarrollo así como una mayor automatización en las herramientas de entrega del SW forman parte del desarrollo de las nuevas culturas de trabajo del mundo digital como DevOps, idea que desarrollaron John Allspaw, vicepresidente senior de operaciones técnicas, y Paul Hammond, director de ingeniería de Flickr en su conferencia “10 deploys per day Dev & Ops cooperation at Flickr” que tuvo lugar en 2009 en el O’Reilly Velocity Conference [i].

Esta filosofía implica que la gestión de proyectos sea en tiempo real y la entrega productos on line. Este cambio cultural, de herramientas y procesos ágiles provoca que la gestión de proyectos se oriente hacia la gestión del producto, las expectativas de los usuarios, combinado con los procesos de ingeniería.

Esta nueva forma de trabajo hace que los estilos de liderazgo también estén cambiando hacia modelos más horizontales, abiertos y participativos siendo este quizás uno de los mayores retos.

24 de abril de 2016

La dirección de proyectos en la sociedad digital

Autor: Hugo Ascacíbar 
Change Manager at Grupo Santander, PMP®

La tendencia actual en la dirección de proyectos es adoptar nuevas formas de trabajo con el fin de ayudar a los equipos de proyectos a colaborar, comunicarse, especialmente en proyectos cada vez más deslocalizados en un entorno global.

Esta tendencia se apoya en un escenario tecnológico con dispositivos y aplicaciones, que facilita la comunicación, la colaboración y el acceso a grandes volúmenes de datos.

Ahora, con un mayor control sobre los presupuestos y "hacer más con menos", la eficiencia y la eficacia son factores clave del éxito, dirección señalada por Michael Hanford, vicepresidente de Gartner Research en su seminario Project Management in 2020 que destaca la evolución de la función de gestión de proyectos IT pasando del delivery de software a la transformación del negocio.

Una consecuencia inevitable de cualquier proyecto es el cambio, por lo que una gestión adecuada del impacto y las expectativas en el negocio y en todos los interesados es clave para aumentar de forma significa el valor percibido. Una vez más, tiene sentido que todos los responsables del negocio formen parte del cambio y quién mejor para conducir esto que el Director de Proyecto.

El éxito de un proyecto reside en el talento del equipo y del Director de Proyecto, tal como demuestra el análisis de los datos de PMI Pulse que muestra que las organizaciones de alto rendimiento que han desarrollado prácticas de gestión de proyectos, programas y gestión de carteras han conseguido que sus proyectos cumplan hasta dos veces y media más sus objetivos de negocio (89 por ciento contra 34 por ciento) invirtiendo 13 veces menos [i].


El Director de Proyecto, con habilidades de gestión específicas como el pensamiento lineal y la planificación en cascada está evolucionando hacia un modelo de creación de valor dinámico mediante la transformación del negocio y la reducción de la complejidad, donde “tengo un nuevo SW” pasa a un segundo plano y la solución se basa en cambios significativos en el modelo de negocio [ii].

17 de abril de 2016

Necesidad y situación actual de la dirección de proyectos


Autor: Hugo Ascacíbar 
Change Manager at Grupo Santander, PMP®

Hoy en día, en un entorno económico tan dinámico y competitivo las organizaciones se enfrentan a nuevos desafíos motivados por un constante cambio acelerado por fuerzas ambientales tanto económicas, tecnológicas, políticas, jurídicas, demográficas y culturales que crean nuevas oportunidades para las organizaciones que deben adaptarse continuamente para prosperar. 

Tal y como se puede ver en el último informe de Gartner, se espera que haya un crecimiento de servicios con alto beneficio en los próximos 5 a 10 años en temas relacionados con la conectividad de los hogares, de las maquinas, de la seguridad digital y del uso de Big Data.

Gráfico 1. Predicción del crecimiento de servicios en la economía digital. Fuente Gartner


10 de abril de 2016

Webinar de PMPeople sobre nuestro curso de Microsoft Project

El pasado día 6 de abril ofrecimos este webinar abierto de PMPeople para describir brevemente nuestro curso: Microsoft Project para Project Managers.


 Webinar de PMPeople: la primera plataforma de project management en la economía colaborativa

Ya hemos publicado la grabación en nuestro canal de YouTube:

En la comunidad de Project Managers, Microsoft Project® se considera un estándar de facto. En las entrevistas de trabajo se pregunta sobre el dominio de esta herramienta. A muchas personas les parece tan básica para el día a día de los proyectos como Excel puede parecerle a un gestor financiero, un contable o un administrativo.

Sin embargo, la experiencia real con esta herramienta les resulta frustrante a muchos Project Managers. Utilizar Project para dibujar cronogramas es sin duda mejor que usar otras herramientas, pero pocos se atreven a planificar los recursos, y muy pocos utilizan las vistas de seguimiento para explicar desviaciones temporales y de coste. Project no es una herramienta como Microsoft Word®, o Microsoft Excel®, que se aprenden a medida que se usan, de forma autodidacta.

Muchos Project Managers se frustran con esta herramienta y acaban usándola sólo para pintar Gantts, o peor aún, usan otras herramientas ofimáticas para planificar y controlar cronogramas, con la consiguiente pérdida de productividad. Microsoft Project se asocia con el paquete Microsoft Office, pero no es una herramienta ofimática, sino mucho más. Este libro tiene como principal objetivo que el lector que ya tiene nociones de Microsoft Project, aprenda a sacarle todo el partido. Para utilizar adecuadamente Microsoft Project, es preciso tener muy claros ciertos conceptos de gestión de proyectos.

Este curso está alineado con la Guía del PMBOK®, del PMI®. Después del curso, usted dispondrá de los recursos necesarios para tener una sensación de dominio de la herramienta: ¡Será usted quien controle a Microsoft Project y no al revés!


3 de abril de 2016

Expected changes in PMBOK6


Last month PMI have published the PMBOK Guide Sixth Edition Exposure Draft. If you are a member of PMI, you can visit this link to review and submit recommendations. Though it is still a draft document, some outstanding changes can be noticed and chances are they are going to stay for sure.

This is not properly a draft of the new PMBOK Guide, what is published is only the section regarding the standard of project management processes. Many experts comment that the new guide is going to include many agile concepts throughout the text and it will be a new annex on agile practices.

Some changes seem to be clear on the process set. I'd like tho share some of my findings.

27 de marzo de 2016

Cambios previsibles en PMBOK6


PMI ya ha publicado el draft para la revisión del estándar PMBOK6. Si eres miembro de PMI, en este enlace puedes aportar tus sugerencias de cambios. Aunque está todavía en proceso de revisión, ya pueden apreciarse algunas diferencias que permanecerán con mucha probabilidad.

De momento no se está publicando un borrador de la Guía del PMBOK, sino de la sección que hace referencia al estándar de gestión de procesos. Se comenta que en la nueva guía habrá profusión de conceptos propios de métodos ágiles. También se dice que habrá un anexo sobre prácticas ágiles.

En el draft publicado sobre el estándar sí pueden deducirse ya algunos cambios sobre el mapa de procesos. A continuación trataré de resumir algunas de mis anotaciones.

20 de marzo de 2016

Por qué un curso virtual puede ser más eficiente que uno presencial


Desde hace algún tiempo vengo impartiendo cursos “en vivo” por Internet, preparando a alumnos para obtener la certificación PMP® del PMI®. Mantengo con ellos reuniones virtuales por GoToMeeting para escucharnos y compartir la pantalla del ordenador, nunca de más de 3 horas y no más de 5 alumnos a la vez. Entre clases usamos Asana para ejercicios y resolver dudas.

Yo he podido comparar con el formato tradicional de la formación presencial y debo decir que, al menos desde mi experiencia, con la tecnología disponible hoy día, la efectividad de los cursos en vivo por Internet ya no me parece inferior. Si a esto le unimos las ventajas en cuanto a la comodidad de atender sin tener que desplazarse, los ahorros en costes de infraestructura y material, el seguimiento más directo y personal, etc., no es de extrañar que cada vez aparezca más oferta de formación en este sentido, en detrimento del formato tradicional. ¿Podríamos pensar que asistimos a un cambio de paradigma en los cursos para obtener las acreditaciones del PMI?

Según mis cálculos, a partir de mis experiencias impartiendo formación PMP en los dos formatos, la eficiencia de un curso tradicional es 25 puntos inferior a un curso en vivo por Internet, pero el coste final para el alumno es más del triple. A continuación trato de compartir estas deducciones mías.